Jak uporządkować domowe dokumenty?

Prawidłowa organizacja domowych dokumentów, zarówno papierowych jak i elektronicznych, jest niezwykle ważna w kontekście efektywnego zarządzania finansami osobistymi, oszczędności czasu, bezpieczeństwa, i oczywiście zdrowia psychicznego:).

Dobra organizacja dokumentów to taka, gdzie:

  • łatwo znajdujemy potrzebne informacje (bo w zasadzie po to je przechowujemy),
  • łatwo dodać do niej nowe dokumenty bez konieczności opracowania nowego systemu,
  • łatwo pokierujemy inną osobę, by znalazła wybrany dokument za nas.

Jak zatem uporządkować swoje dokumenty?


Etap 1: Zebranie, przegląd i sortowanie


Najpierw najlepiej zebrać i zrobić przegląd dokumentów, które posiadamy.

Co może się wśród nich znaleźć? Oto lista z podziałem na przykładowe kategorie:

  • Mieszkanie (czynsz, woda, energia, gaz, podatek od nieruchomości, ubezpieczenie, telefony).
  • Podatki (roczne zeznania podatkowe PITy, PCC, VAT).
  • Banki i inwestycje (umowy rachunków bankowych, korespondencja bankowa, rachunek maklerski, karty kredytowe).
  • Kariera i edukacja (dyplomy i świadectwa ukończonych szkół).
  • Praca (umowy o pracę i świadectwa pracy, potwierdzenia odbytych kursów i szkoleń czy uzyskanych certyfikatów, protokoły przekazanego sprzętu).
  • Zakupy (paragony, faktury, karty gwarancyjne, instrukcje).
  • Dokumenty osobiste (akty urodzenia, akty małżeństwa, hasła do portali internetowych, umowy osobiste).
  • Zdrowie (badania lekarskie, zaświadczenia, kopie zwolnień, recepty, książeczki zdrowia, szczepień, inne dokumenty np. z pobytu w szpitalu).

Zależnie od tego, jakie dokumenty posiadamy, na tym etapie należałoby zdecydować  na jakie kategorie powinniśmy je podzielić. Wygodnie jest spisać sobie na kartce wszystkie kategorie i ustalić sposób układania dokumentów.

Teraz czas na sortowanie i układanie dokumentów w stosy, zgodnie z wybraną kategorią.


Etap 2: Kupno teczek i ewentualnie innych gadżetów do przechowywania


Kupujemy gadżety niezbędne do przechowywania. Jeśli dokumentów jest mało, świetnie sprawdzą się teczki, zaś przy większej ilości polecam segregatory.  Ponadto mogą przydać się również:

  • etykiety, przekładki,
  • koszulki,
  • zszywacz, dziurkacz, spinacze,
  • klipsy do spinania dokumentów,
  • kartonowe pudełko (może być po butach) 🙂
  • gruby pisak do opisania teczek/segregatorów.

Etap 3: Porządkowanie


Dokumenty z danej kategorii wkładamy do teczek/układamy w segregatorach. Oczywiście można je podzielić na podkategorie, jeśli tego wymagają.

Dokumenty układamy od najstarszych do najświeższych, w ten sposób zawsze najnowsze dokumenty znajdą się pod ręką. Opisywanie teczek/segregatorów polecam zostawić na sam koniec porządkowania, aby uniknąć sytuacji, w której np. opisana już teczka nie pomieści wszystkich dokumentów.

My trzymamy dokumenty w segregatorach w koszulkach (mniej się niszczą) i skoroszytach. Zawsze na wierzchu zostawiam puste koszulki na nowe dokumenty. Bieżące dokumenty, korespondencja, rachunki mają swoje miejsce w przeznaczonym do tego celu kartonie. Gdy karton się zapełni, dokumenty trafiają w odpowiednie segregatory, a zbędne papierzyska niszczę. Rozkładanie dokumentów, pod warunkiem funkcjonalnego i intuicyjnego ustalenia opisów teczek/segregatorów trawa kilka minut. Raz na jakiś czas przeglądamy segregatory w poszukiwaniu zbędnych papierzysk. Tak wygląda nasz karton z dokumentami.

dok3


Etap 4: Archiwizowanie (kopiowanie i skanowanie)


Po uporządkowaniu dokumentów lub w trakcie ich segregowania warto zrobić kopie lub skany tych najważniejszych  (akt notarialny, akt urodzenia, dowód osobisty, paszport). Dzięki temu uniknie się problemów związanych z ich odtworzeniem np. w razie kradzieży. Także na co dzień warto mieć kopię lub zdjęcie w telefonie np. dowodu osobistego, by móc po nie z łatwością sięgnąć wtedy, gdy okaże się, że są potrzebne do jakieś umowy. Uważam, że bardzo dobrą alternatywą dla kopii papierowych jest skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w formie elektronicznej. Dzięki temu mamy mniej dokumentów papierowych i oszczędzamy środowisko. Dodatkowo, jeśli przechowujemy je na dysku wirtualnym, zawsze mamy do nich dostęp.

Analiza dokumentów

Z punktu widzenia  zarządzania finansami osobistymi najważniejszy jest etap analizy dokumentów. Analizę tych dokumentów pod kątem ewentualnych oszczędności i bezpieczeństwa finansowego będę przestawiał w kolejnych rozłożonych w czasie wpisach.

Będę odpowiadał m.in. na następujące pytania:

  • Na co zwrócić uwagę w zawieranych umowach?
  • Czy warto zbierać wszystkie paragony?
  • Jakie dokumenty są niezbędne, by dostać odszkodowanie?
  • Jakie dokumenty są ważne przy spłacie kredytu?
  • Jakie dokumenty są niezbędne do ustalenia emerytury?
  • Co zrobić, jeśli ważne dokumenty zginą?
  • Które dokumenty przechowywać, a które niszczyć?

Jestem ciekaw, jak Wy organizujecie swoje domowe dokumenty i jak je przechowujecie? Dajcie znać w komentarzach!

Print Friendly, PDF & Email

Be the first to comment

Leave a Reply

Twój adres email nie pojawi się na stronie.


*


stat4u