Dlaczego warto uporządkować domowe dokumenty?

Porządek w dokumentacji finansowej ułatwia życie w ogóle, a w szczególności – ułatwia zarządzanie domowymi finansami.

Dopóki się uczymy, studiujemy i mieszkamy z rodzicami zazwyczaj nasze dokumenty finansowe mieszczą się w jednej teczce. Później, gdy jesteśmy już na swoim, dokumentów tych może być znacznie więcej. Niezależnie od sytuacji i ilości dokumentów jakie posiadamy, to idealny moment na zaprowadzenie nowych porządków! 🙂

W tym wpisie pokażę jak wiele korzyści niesie za sobą uporządkowanie dokumentów papierowych i elektronicznych (nie tylko finansowych). Pokażę Wam także jak wygląda moja szafa z dokumentami.

Na początek kilka pytań…

Kto z nas nie przypomina sobie sytuacji, gdy trzeba było znaleźć jakąś gwarancję, polisę, paragon, fakturę lub inny dokument, który jakimś trafem znalazł się w miejscu, w którym nigdy byśmy się go nie spodziewali.

Pomijając fakt, że czas poświęcony na szukanie moglibyśmy wykorzystać na coś dużo bardziej pożytecznego, należy pamiętać, że zgubienie niektórych dokumentów może nas słono kosztować. Fakturę można łatwo odtworzyć, ale niektórych dokumentów niestety nie. O tym czy warto uporządkować domowe dokumenty, zdecydujcie sami odpowiadając sobie na pytania z kilku kategorii:

Czas                                     

  1. 1. Ile czasu zajmuje Ci znalezienie konkretnego dokumentu w domu?
  2. Czy jesteś pewien, że znajdziesz go wtedy, gdy będziesz go potrzebować?
  3. Czy stać Cię na poświęcenie czasu na odtwarzanie utraconych dokumentów?

Pieniądze

  1. Czy zdarza Ci się płacić karne odsetki za nieterminowe płatności?
  2. Czy wiesz, ile może kosztować Cię martwy rachunek bankowy albo inwestycyjny, z którego nie korzystasz od lat, bo o nim zapomniałeś?

Stres

  1. Czy konieczność znalezienia dokumentu wywołuje w Tobie uczucie irytacji, stres lub niepokój?
  2. Czy obawiasz się, że Urząd Skarbowy może wezwać Cię do okazania określonych dokumentów?

 

Moje odpowiedzi:

Czas                                        

  1. Minutę, czasem krócej
  2. Tak
  3. Nie, dlatego pilnuję swoich dokumentów

Pieniądze

  1. Nie
  2. Wiem (Otrzymałem kiedyś od Banku wezwanie do zapłaty na kwotę ok 700 zł. Sek w tym, że konto w tym banku zamknąłem kilka lat wcześniej. Jak się okazało Bank przez cały ten okres naliczał opłaty. Oczywiście nie zapłaciłem. W dokumentach odnalazłem pismo o zamknięciu rachunku i na tej podstawie anulowano mój „dług”. Prawdopodobnie gdybym pisma nie miał musiałbym zapłacić)

Stres

  1. Nie
  2. Nie, jestem gotowy do okazania wszelkich wymaganych dokumentów.

Jeżeli Twoje odpowiedzi zbliżone są do moich przypuszczam, że Twoje dokumenty są uporządkowane. Jeśli Twoje odpowiedzi są inne – poniżej znajdziesz wskazówki jak zabrać się do porządkowania dokumentów.

Zasady i ogólny schemat porządkowania

Żeby utrzymać porządek w dokumentach, musimy mieć opracowany sposób gromadzenia, segregowania i przechowywania tych dokumentów (o tym będzie kolejny wpis). Jakimi zasadami się kierować?

  1. Stwórz własny system gromadzenia i archiwizowania dokumentów, w oparciu o teczki, segregatory – jak Ci wygodniej J.
  2. Dokumenty bieżące (rachunki, paragony, pisma urzędowe) gromadź tymczasowo w jednym miejscu, przeznaczonym właśnie do tego celu (szuflada, karton), po to, by nic się nie zawieruszyło i było w miarę łatwo dostępne. Gdy dokumentów zbierze się większa ilość, znajdź czas, by je poukładać w teczkach/segregatorach, a niepotrzebne zniszcz.
  3. Co jakiś czas przejrzyj i posegreguj swoje domowe archiwum po to, żeby wyeliminować stare i niepotrzebne rachunki. Nadmiar dokumentów utrudnia utrzymanie porządku i powoduje, że jest to bardziej czasochłonne.
  4. Przy okazji porządkowania dokumentów finansowych warto uporządkować również wszystkie pozostałe dokumenty rodzinne: akty ślubów, chrztów, metryki, świadectwa szkolne, dokumenty sądowe, badania lekarskie, stare dokumenty kupna-sprzedaży.
  5. Tam, gdzie to możliwe, przejdź na dokumenty elektroniczne. Zaoszczędzisz czas i miejsce, a poza tym będziesz miał łatwy dostęp do archiwum.
  6. Na podstawie zgromadzonej dokumentacji zrób sobie plan płatności (stwórz kalendarz finansowy). Zdefiniuj polecenia przelewu z datą przyszłą lub zlecenia stałe w banku, a pozostałe terminy wprowadź do kalendarza (polecam Google Calendar).
  7. Jeśli zgubiłeś dokument, nie wpadaj w panikę, większość dokumentów można odtworzyć. Polecam wpis o kosztach odtworzenia dokumentów.

Korzyści z uporządkowania i analizy domowych dokumentów?

  • Oszczędność czasu na szukaniu i na odtwarzaniu zagubionych dokumentów.
  • Szybki dostęp do informacji.
  • Ograniczenie stresu i dyskomfortu.
  • Oszczędność pieniędzy:
  • uniknięcie kosztów związanych z opłatami za nieterminowe płatności,
  • obniżenie wydatków cyklicznych na podstawie analizy umów, rachunków itd.
  • Lepsze planowanie finansowe: jeżeli zapanujemy nad rachunkami, wyciągami i umowami, będziemy wiedzieć, jakie są nasze zobowiązania i wynikające z nich terminy płatności. To pozwala na dokładniejsze planowanie finansów.
  • Lepsza organizacja i ograniczone ryzyko zawieruszenia dokumentów:
  • Zgubienie prawa jazdy to koszt około 100 zł, na nowy dokument czeka się około 30 dni, a co najgorsze w tym czasie nie możemy prowadzić samochodu. Brak prawa jazdy podczas kontroli będzie oznaczał karę w wysokości 50 złotych (na szczęście bez punktów karnych).
  • Zgubienie dowodu osobistego, prawa jazdy, paszportu czy innego dokumentu tożsamości to bardzo poważny problem, mogący doprowadzić do szeregu trudnych do wyjaśnienia sytuacji z wykorzystaniem naszych danych do celów przestępczych. Dlatego zaginione prawo jazdy warto zgłosić do Bazy Dokumentów Zastrzeżonych. Dokonamy tego w dowolnym banku, przy czym opcja ta może być odpłatna (między 20 – 60 złotych), biorąc więc pod uwagę fakt, że nie ma znaczenia, jaki bank wybierzemy, warto poszukać tego, który dokument zastrzega dla nas bezpłatnie.
  • Oszczędność papieru i miejsca, jeśli będziemy korzystać z dokumentów elektronicznych.

Na koniec trochę prywaty…

Obiecałem, że pokażę jak wygląda moja szafa z dokumentami. Proszę, oto ona.

dok2

Za każdym razem, gdy otwieram szafę z segregatorami od razu mam dobry humor. Wiem, że to czego szukam jest na wyciągnięcie ręki. Jestem dumny, że praca wykonana raz (kilka lat temu) procentuje do dziś (tu muszę podziękować mojej żonie, bo to ona jest Administratorem szafy:)). Na co dzień utrzymanie porządku w dokumentach nie jest pracochłonne, zajmuje kilka lub kilkanaście minut w miesiącu. Chcesz wiedzieć jak to robimy?

W kolejnym poście zdradzę Wam naszą metodę porządkowania dokumentów.

 

Print Friendly, PDF & Email

Be the first to comment

Leave a Reply

Twój adres email nie pojawi się na stronie.


*


stat4u